効率的に速く仕事を終えるにはまず評価が大事
昔から知られている古典的なビジネス手法で、
「PDCA」という考え方があります。
しかし私は、評価・検証から始まる
「CAPD」サイクルこそが、
本当に効率的な手法だと考えています。
では、なぜC(評価)から始めたほうが効率的なのか。
その部分について詳しく説明しましょう。
おそらく多くの人は、計画ばかり立てて実行ができないか、
もしくは計画を立てて実行もしているけれども、
結局日々の作業に追われるばかりで検証ができない、
というどちらかではないでしょうか。
もちろん、いろいろなパターンがあるので、
計画も立てずに作業だけしている場合もあるでしょうし、
実行してから期限ギリギリになってやっぱりできない、
また計画を立てて実行しよう、となっている場合もあるでしょう。
いずれにせよ、P(計画)とD(実行)だけになっている人がほとんどで、
本来のPDCAのサイクルをきちんと回していないことになります。
ただ、こうなってしまうのは
単純にビジネスパーソンとして意識が低いから、というわけでもないと思います。
日本の会社組織では、ある仕事を行う際に、
その前にどうしていたかを一応振り返って確認することが
求められるはずです。
私が勤務していた外資系の企業でも、
何か計画をするときには去年から３年前ほどの結果を見てから、
書類を作成していました。
ただし、過去を振り返ることはあっても、
実際にそれを評価・検証しているかというと
そこまではしていないのが大半かと思います。
それは自分がその業務に関わっていない場合などもあるためです。
つまり、「過去を評価して改善から始める」とは違い、
「とりあえず何か始めるときはどうやって行えばいいかわからないから、
過去のありもので早く準備して始めてしまおう」となっている状態。
すなわち、過去をざっと振り返って計画したら、即実行するだけです。
しかし、「過去を振り返るだけ」と、
「それを評価・検証する」のではかなり結果が違います。
仕事でなくても、例えば毎年海外旅行に行っているとして、
前回は直前に決めて大変だったから今回は絶対に２ヶ月前に予約しようとか、
延長コードを持っていかず失敗したから今回は持っていこうとか、
前の経験を評価してから計画を立てる人がいます。
そのほうが「今年もそろそろ海外に行こうか」となんとなく
去年と同様に計画して行く人より、ずっと効率的でいい旅ができるはずです。
プライベートの旅行なら失敗してもいい思い出で済むかもしれませんが、
ビジネスの場では結果が出なければ仕事をしたとは言えません。
しかし、そもそも日本の会社では、
「効率的に速く仕事を終えるにはまず評価が大事」
というマインドセットがないのです。
上司に言われるがまま書類を作って、
目の前の仕事に取り掛かっているだけでは結果は出ません。
評価から始めることで、ただ準備して実行するよりも、
より良い改善が生まれ、結果的に準備と実行を速く回すことができるのです。
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