既読スルーをしない
速攻で取りかかるものとして、
メールの返信はとにかくすぐ実行しましょう。
基本的には、開いたらすぐ返信するようにします。
その理由は、メールの返信は厳密に分けると５つくらいの工程があり、
それを繰り返す時間と労力が非効率だからです。
メールの操作を思い出してください。
①メールが来たら、まず開くボタンを押す
②開いたら内容を読む
③返信内容を考える
④実際に書く
⑤送信ボタンを押して送信
というのが一般的な作業になるはずです。
③のステップまで進み、返信内容を考えるところまではやったのに、
「やっぱりあとでいいや」となるとまた同じ工程を繰り返すことになります。
そのため、開いた場合には必ず返信までする、
と覚悟を決めることです。
込み入った案件で正確な数字が求められるなどの、
すぐに返信が書けない場合には、開かずにフラグを付けておいて、
あとで時間があるときに一気に返すようにすればいいでしょう。
とにかく開いたら即返信です。
私は仕事でLINEを使う時も必ずそうしています。
特にLINEは、どこまで返したかわからなくなってしまうので、
絶対このルールを守っています。
速攻で返すためのもうひとつの基本は、１０秒以上考えないことです。
メールというのはその時の判断材料で返すしかないと思っているので、
１０秒以上考えてもわからないものは結果時間がかかることになるため、
開かずにあとで時間があるときに考えてから送るようにしましょう。
５～１０秒程度考えて、その時の状況でわかる範囲で、
シンプルに結論を書いて送ることです。
もし電話や直接会うことができる人であれば、
パッと書いて送信してから電話をしたり会って話してみる方がいいでしょう。
長文も必要ありません。
２０行もいかない程度、１０行くらいがベストですが、
せめて画面１ページ以内で見られる範囲に留めておきましょう。
そのためには箇条書きを使いましょう。
できるだけ文章にせず、接続詞も使わないようにします。
「今回は○○の件で、△△の資料をお送りください」といった感じで長々と書くより、
「下記を参照ください」として単語でまとめれば、
単語登録やテンプレも使えてより速く書くことが可能となります。
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